Главному бухгалтеру бывает сложно осуществлять системный контроль над большим числом сотрудников. Как правило, ошибки при таком положении дел обнаруживаются совершенно случайно. В этом случае, бухгалтерия нуждается в установлении системы контроля.
Главное в деятельности – правильный подбор сотрудников. Подбирая сотрудников, нужно стараться взять на работу инициативного, неравнодушного к делу человека, который не жалея времени, будет разбираться в нестандартной операции и проверит на соответствие все необходимые документы. Очень важно в течение испытательного срока разобраться в деловых качествах и квалификации нового сотрудника. Иначе бухгалтерия может оказаться запутанной, начиная с оформления первичных документов и далее.
Также необходимо предусмотреть в работе механизмы обратной связи с главным бухгалтером. Все сотрудники должны знать, что при затруднениях или неясностях нужно сразу же обращаться к руководителю, чтобы не допустить серьезную ошибку и бухгалтерия не оказалась запутанной.
Хороший инструмент в руках вашего менеджера может повысить эффективность работы в двое. Установка 1С для вашей фирмы, поможет сотрудникам избавиться от рутины и автоматизировать процесс создания отчетов, графиков и документации.
Главбух не должен из-за страха перед ошибками стараться все сделать сам. Вся бухгалтерия предприятия должна быть поделена на участки, четко распределенные между сотрудниками. Тогда каждый работник будет персонально отвечать за свои действия.
После этого не стоит проверять каждый шаг надежных сотрудников. Главный бухгалтер должен отслеживать только системные ошибки. Например, подписывая отчетность, отслеживать только явные несоответствия, и просить расшифровать цифры, кажущиеся сомнительными.
При большом количестве сотрудников следует частично доверить контроль заместителям. Главный бухгалтер смотрит, прежде всего, за участками, обороты на которых составляют основной доход или расход компании. Налоговую инспекцию, в первую очередь интересует именно их бухгалтерия.
Можно максимально задействовать бухгалтерскую программу. Автоматизированное формирование налоговых регистров и деклараций, а также промежуточных отчетов облегчит контроль и поможет выявить случайные ошибки.
